みなさまこんにちは、いちまるです(*’▽’)
「フリーランスになれば何でも経費にできる」
「領収書さえあれば大丈夫」——そんな甘い考えでフリーランス生活を始めていませんか?
実は、多くの新米フリーランスが知らずに陥る「経費の闇ルール」が存在します。。。
国税庁の統計によると、個人事業主の税務調査では約8割で申告漏れが発見されており、その多くが経費の判定ミスによるものです。
今回は、税務署が厳しくチェックする経費の境界線と、安全な経費計上の方法について、わかりやすくまとめてみました♪
経費リスク度一覧表

経費項目 | リスク度 | 主な指摘理由 | 安全な按分率目安 |
---|---|---|---|
家賃・光熱費 | ⚠️ 中 | 専用性の立証不足 | 面積按分で10-30% |
飲食費 | 🚨 高 | 事業関連性の薄さ | 月売上の1-3% |
交通費 | ⚠️ 中 | プライベート混在 | 事業目的のみ100% |
通信費 | ⚠️ 中 | 100%計上の不自然さ | 20-50% |
備品費 | 🚨 高 | 年末集中購入 | 事業規模に応じて |
研修費 | ⚠️ 中 | 自己啓発との混同 | 年収の5-10% |
車両費 | 🚨 高 | 私用利用の痕跡 | 走行距離按分 |
自宅作業の落とし穴:家事按分で失敗する方が続出
フリーランスになって自宅で仕事を始めると、多くの方が「家賃や光熱費を経費にできる」と考えます。
確かに自宅兼事務所なら家事按分により一部を経費計上できますが、ここに大きな落とし穴があります。
家事按分の計算例
按分方法 | 計算例 | 按分率 |
---|---|---|
面積按分 | 6畳(約10㎡)÷全体60㎡ | 16.7% |
時間按分 | 週40時間÷168時間 | 23.8% |
安全な採用 | より保守的な方を選択 | 16.7% |
税務署が認める家事按分には、面積按分と時間按分という厳格な計算方法があります!
例えば、60平方メートルのマンションで6畳(約10平方メートル)の部屋を仕事専用にしている場合、按分率は16.7%程度になります。時間按分なら、1日8時間×週5日の仕事時間を168時間で割ると、約23.8%です。
しかし、多くの方が間違えるのは「専用性」の判断です。
リビングのテーブルで時々パソコン作業をする程度では実は按分は認められません!
寝室のベッドで夜中にスマホで作業することも同様です。
来客用も兼ねた部屋での作業は、按分率が大幅に減額される可能性があります。
安全に家事按分を行うには、専用の作業スペースを明確に区切り、その状況を写真で記録しておくことが重要です。
また、按分率は控えめに設定し、合理的な根拠を文書で残しておきましょう。「この程度なら大丈夫」という甘い判断が、後々大きなトラブルを招く可能性があります。
飲食費の境界線:「打ち合わせ」なら何でも経費は大間違い

「クライアントと食事をしたから接待交際費」
「打ち合わせしながら食事したから会議費」——このような安易な考えで飲食費を経費計上していませんか?
実は、飲食費は税務調査で最も厳しくチェックされる項目の一つです。
税務署が飲食費を経費として認めるには、事業に直接関連する目的があること、相手が特定されていること、事業上の必要性が明確であること、そして金額が常識的であることが必要です。
これらの条件をすべて満たさない限り、経費として認められません。
特に注意が必要なのは、一人での食事です。
たとえ仕事中であっても、一人での食事は原則として経費になりません。
家族との食事も、明確な事業目的がない限り認められません。
また、1人1万円を超えるような高額な飲食費や、週3回以上の頻繁な接待も問題視されます。
飲食費の5W1H記録例
項目 | 記録すべき内容 | 例 |
---|---|---|
When(いつ) | 日時 | 2024年6月15日 14:00-16:00 |
Where(どこで) | 場所 | ○○カフェ 新宿店 |
Who(誰と) | 相手 | △△会社 営業部 田中様 |
What(何を) | 内容 | 新規プロジェクト提案 |
Why(なぜ) | 目的 | 契約獲得のため |
How much(いくら) | 金額 | 3,200円(2名分) |
飲食費を安全に経費計上するには、5W1H(いつ、どこで、誰と、何のために、いくらで、どのような内容)を明確に記録することが不可欠です。
レシートと手帳をセットで保管し、事後のフォローアップ(契約につながったかなど)も記録しておきましょう。
交通費で失敗する典型パターン
「外出先で仕事の連絡を取ったから、その日の交通費は全額経費」——この考え方は非常に危険です!
税務署は移動の主たる目的が事業かプライベートかで厳格に判定します。
例えば、観光地への移動で一部仕事をしたケース、実家帰省のついでに営業活動をしたケース、プライベートな用事と仕事を同じ日に行ったケースなどは、事業目的が50%以下と判断されれば、原則として経費計上は困難になります。
交通費を安全に計上するには、事業目的のみの移動に限定することが基本です。
複合目的の移動の場合は按分計算を行い、移動理由と業務内容を詳細に記録しておきましょう。
ICカードの履歴と業務記録を照合できる状態を維持することも重要です。
通信費の100%計上は絶対にNG

「仕事でスマホを使っているから、携帯代は100%経費」——この考えは税務調査で必ず指摘されます。
個人のスマホは必ずプライベート利用があるため、100%事業利用は認められません。
通信費の按分率算定表
基準 | 按分率目安 | 必要な根拠資料 |
---|---|---|
通話時間ベース | 20-40% | 通話履歴、業務記録 |
データ使用量ベース | 30-50% | アプリ使用統計 |
時間ベース | 30-40% | 勤務時間記録 |
複数端末所有時 | 50-70% | 私用端末の契約書 |
通信費の適正な按分率を算定するには、通話時間による按分、データ使用量による按分、時間による按分などの方法があります。
専用端末がない場合は20〜30%程度、LINE公式アカウント運用など明確な事業利用がある場合は50%程度が安全な按分率の目安です。プライベート専用端末を別途所有している場合でも、70%程度に留めておくのが無難です。
重要なのは、按分率の根拠を明確にしておくことです。
通話履歴、アプリ使用統計、勤務時間記録など、按分率を裏付ける資料を準備しておきましょう。
年末の備品購入は税務署の標的
「12月に高額なパソコンを買えば、その年の所得を減らせる」——このような節税テクニックを安易に実行するのは危険です!
税務署は年末に集中した高額備品購入、事業規模に見合わない高額機材、購入後の使用実態が不明瞭なもの、同業者と比較して異常に多い備品費を厳しくチェックします。
また、10万円以上の備品は減価償却が必要で、一括経費計上はできません。
事業専用性の立証と使用開始時期の記録も重要になります。
備品購入は事業の必要性が生じたタイミングで行い、購入理由と使用予定を文書化しておきましょう。
事業用と私用の区別を明確にし、購入後の使用実績を記録することが大切です(*’▽’)
研修費用の判定基準

「スキルアップのためのセミナーは全て研修費」——この考えも危険です。
税務署は自己啓発と事業直結の研修を厳格に区別します。
経費として認められるのは、現在の事業に直接関連する内容、収益向上に直結する可能性がある内容、同業者が一般的に受講する内容、そして金額が合理的である場合に限られます。
一般的な自己啓発セミナー、趣味と境界が曖昧な講座、異業種の研修、年収と比較して高額すぎる研修費は認められにくくなります。
研修費を安全に計上するには、研修内容と事業との関連性を文書化し、研修後の業務改善効果を記録しておくことが重要です。
同業者の受講実績を調査し、受講証明書や修了証を保管することも忘れずに行いましょう。
車両費は最も危険な経費項目
営業で車を使っているからといって、ガソリン代や駐車場代を安易に経費計上するのは危険です。車両費は最も税務調査で狙われやすい項目の一つです。
税務署は走行距離記録との照合、給油記録とルートの整合性チェック、駐車場の利用目的確認、自動車保険の使用目的との比較などを詳細に行います。
休日の給油記録、観光地での駐車場利用、家族利用の痕跡、ETCカード利用履歴などからプライベート利用がバレるケースが多発しています。
車両費を適正に按分するには、運転日誌の詳細記録、事業用走行距離の明確な算定、給油時の走行距離記録、駐車場利用の目的明記が不可欠です。面倒でも、これらの記録を継続することが安全な経費計上につながります。
税務調査対策として日頃から準備すべきこと

経費の適正計上には、日頃からの準備が欠かせません。以下の管理チェックリストを参考に、継続的な記録管理を行いましょう。
月次・四半期・年次の管理スケジュール
時期 | 実施内容 | 重要度 |
---|---|---|
月次 | 経費の仕訳と按分計算、領収書整理 | ★★★ |
月次 | 事業日記の記録、按分根拠の見直し | ★★★ |
四半期 | 経費率の業界平均との比較 | ★★☆ |
四半期 | 異常値の原因分析、按分率の妥当性検証 | ★★☆ |
年次 | 全経費の最終チェック、保守的判断での修正 | ★★★ |
年次 | 来年度の改善点整理、税務申告準備 | ★★★ |
領収書・レシートは7年間保管し、事業関連の根拠資料をセットで保管することが基本です。按分計算の根拠を文書化し、使用実態を証明できる記録を作成しておきましょう!!
按分率は保守的に設定し、同業者の一般的な按分率を参考にすることが重要です。不明な点があれば税務署の無料相談や、必要に応じて税理士への相談を検討し、年度による大幅な変動を避けることも大切です。
経費計上前には必ずチェックを行いましょう。
事業との直接的関連性はあるか、金額は常識的な範囲内か、プライベート利用の可能性はないか、同業者と比較して異常ではないかを確認することが必要です。
月次では経費の仕訳と按分計算、領収書の整理と保管、事業日記の記録、按分根拠の見直しを行います。
四半期では経費率の業界平均との比較、異常値の原因分析、按分率の妥当性検証を実施しましょう。
年度末には全経費の最終チェック、保守的な判断での修正、来年度の改善点整理、税務申告の準備を行うことが重要です。
まとめ
税務署が厳しくチェックする経費の境界線と、安全な経費計上の方法についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?
フリーランスの経費計上は、会社員時代に想像していたよりもはるかに複雑で厳格なルールがあります。「バレなければいい」「少しくらい大丈夫」という甘い考えは、税務調査で痛い目を見る原因となります。
税務調査で指摘されれば、追徴課税だけでなく、延滞税や過少申告加算税などの重いペナルティが課せられます。さらに、フリーランスとしての信用も失ってしまいます。一度失った信用を回復するのは容易ではありません。
重要なのは、最初から正しい知識を身につけ、保守的で合理的な判断基準を持つことです。すべての経費について明確な根拠を残し、迷った時は経費計上を見送る勇気も必要です。「これくらいなら大丈夫だろう」という楽観的な判断が、後々大きなトラブルを招く可能性があることを忘れてはいけません。フリーランス1年目は覚えることが多く大変ですが、適正な経費管理を心がけることで、税務調査のリスクを大幅に減らすことができます!!